Gestion des documents d'exportation : Pourquoi externaliser ce service permet de gagner du temps et d'éviter les erreurs

Les documents généraux comprennent :

DOCUMENTS COMMERCIAUX

Facture pro forma : Document provisoire émis par l'exportateur, fournissant à l'acheteur des informations complètes sur les éléments de la transaction.

Facture commerciale : Document commercial essentiel dans le flux documentaire d'une opération d'exportation.

Liste de colisage : Document de contrôle, émis par l'exportateur, détaillant tous les colis, boîtes, conteneurs ou paquets composant l'expédition, ainsi que leur poids et leur contenu, et les identifiant par un numéro ou une référence.

Facture douanière : Document émis par le vendeur et exigé par les autorités douanières de certains pays importateurs à des fins statistiques ou informatives, notamment concernant la structure des prix. Une fois dûment remplie, elle accompagne les marchandises exportées.

Facture consulaire : Document spécifique émis par l’exportateur et authentifié par un consulat du pays importateur dans le pays exportateur. Ce document peut être exigé par les autorités douanières de certains pays.

Certificats d’origine : Les certificats d’origine servent à prouver l’origine des marchandises afin de satisfaire aux exigences des autorités douanières du pays de destination, de l’importateur/client ou de l’établissement financier par lequel l’opération d’exportation est traitée.

Carnets ATA et CPD : Le carnet ATA est un document d’admission temporaire pour les marchandises, valable dans les pays membres de la chaîne ATA. Il remplace les documents nationaux temporaires d’exportation et d’importation dans certains cas et sous certaines conditions.

DOCUMENTS DE TRANSPORT

Connaissement maritime : Ce document, émis par la compagnie maritime ou son agent, confirme la prise en charge des marchandises destinées à être transportées jusqu’au port désigné à bord du navire spécifié.

Lettre de transport aérien : Ce document atteste du contrat de transport aérien conclu entre l’expéditeur et le transporteur aérien. Il confirme la prise en charge des marchandises destinées à l’expédition et l’engagement de les transporter jusqu’à l’aéroport de destination selon les conditions spécifiées.

Lettre d’expédition CMR (transport routier) : Ce document, généralement émis par les transporteurs et les transitaires sous la responsabilité de l’expéditeur, confirme la prise en charge des marchandises destinées à être transportées jusqu’à la destination convenue selon les conditions spécifiées.

Carnet TIR : Document utilisé dans le transport routier international permettant le transit de marchandises à travers les pays appliquant ce régime sans contrôle douanier. Il a été créé à Genève le 14 novembre 1975.

Notification de transport ferroviaire CIM : Ce document réglemente le transport ferroviaire international entre au moins deux pays reliés par des lignes ferroviaires figurant dans les annexes de la Convention COTIF-CIM.

Connaissement multimodal FIATA : Utilisé pour réglementer le transport multimodal international, organisé sous la responsabilité des transitaires membres de la FIATA (Fédération internationale des associations de transitaires), dont le membre espagnol est l’association FETEIA.

DOCUMENT D'ASSURANCE

Assurance transport : Il s'agit d'un contrat par lequel une partie (l'assureur), moyennant une prime, s'engage à indemniser l'autre partie (l'assuré) ou un tiers (le bénéficiaire) en cas de risque ou d'événement incertain affectant la personne ou le bien assuré.

LÉGALISATION DES DOCUMENTS

Légalisation simple ou apostille de La Haye : La procédure d'apostille consiste à apposer une apostille ou une annotation sur un acte public, ou son extension, certifiant l'authenticité de la signature sur les actes publics délivrés dans un pays signataire de la XIIe Convention de La Haye du 5 octobre 1961, qui supprime l'exigence de légalisation des actes publics étrangers destinés à être utilisés dans un autre pays signataire.

Légalisations : Sauf disposition légale contraire, tous les actes publics espagnols doivent être légalisés pour être valides à l'étranger.

Il est conseillé aux exportateurs et aux importateurs de faire appel à un opérateur logistique afin de garantir l'exactitude des documents et l'efficacité et la réduction des coûts des expéditions.